Egy fejlesztőcég esetében a vezetőknek, accountoknak érdemes tisztában lenniük a projektek aktuális állapotával – de fontos, hogy ne aprózódjanak el a részletekben. Mutatunk egy ügyes megoldást, aminek segítségével mindenki könnyedén követheti a napi történéseket a cégben!

Egy fejlesztőcég vezetőjeként szeretnéd tudni, hogy mi történik a projekteken. Egyrészt ez segít tervezni a jövőt, másrészt fontos azt is tudnod, hogy mikor kell esetleg neked, vagy egy accountnak beavaztkoznia, hogy minden gördülékenyen menjen, esetleg még a komollyá válásuk előtt reagálni tudjatok bizonyos problémákra.

Tapasztalataink alapján ez közel sem annyira egyszerű, mint amilyennek hangzik. A legtöbb esetben ehhez össze kell csődíteni egy megbeszélést, ahol jó esetben a projektmenedzserrel, rosszabb esetben többedmagával viszonylag hosszasan kell beszélgetni arról, hogy mi is történik éppen, hogyan érzi magát az ügyfél. A különböző projektmenedzsment eszközök persze segítenek, hiszen például a Jirában kiváló riportokat gyárthattok, ezekből azonban hiányoznak a soft infók, amik sokszor legalább ugyanannyira fontosak, mint az, hogy teljesül-e a mérföldkő határidőre, vagy sikeres lesz-e a sprint.

A különböző no-code és AI eszközök segítségével azonban kialakítható egy olyan rendszer, aminek segítségével napi rendszerességgel, visszakövethető módon, gyorsan tekintheted át azt, hogy mi is zajlott az egyes projekteken. Példánkban a gyakorlati megoldás az alábbi eszközöket használhatja: Airtable, Slack, Make, OpenAI és Google Workspace.

A fenti szoftverek segítségével megoldható az, hogy a vezetők napi szinten rövid szöveges összefoglalókat kapjanak a projekteken zajló eseményekről – igény szerint mindegyikről, vagy csak a legfontosabbakról. Fejlesztőcég lévén pedig ezek az összefoglalók kiemelik, ha például élesítés történt egy projekten, vagy valamilyen hiba ütötte fel a fejét.

A megoldás egyik sarokköve az Airtable, ami gyakorlatilag CRM rendszerként funkcionál ebben az esetben. Itt vannak összegyűjtve az ügyfelek és projektek legfontosabb adatai, többek között az, hogy adott ügyfélhez milyen belső Slack csatornák tartoznak, illetve hol található az ügyfélstátusz dokumentum a Google Drive-ban. Ezek alapján az adatok alapján minden este elindul egy automatizmus a Make segítségével, ami kigyűjti az adott projektekhez tartozó Slack csatornákból az összes, aznap a kollégák (és botok) által írt üzenetet. Az így kapott szöveget a Make továbbítja az OpenAI API-ja felé, egy egyedi prompt társaságában. A prompt alapján a GPT-4o modell egy legfeljebb pár soros összefoglalót ír a napi eseményekből, kihangsúlyozva a vezetők számára legfontosabb információkat. Végül az összefoglalók bekerülnek egy dokumentumba, valamint igény szerint e-mailben is kiküldésre kerülnek a projekt accountjának.

A fenti automatizmussal egyrészt tetemes mennyiségű idő spórolható meg, hiszen nem kell Slack csatornákban akár napi több száz üzenetet átfutni egy-egy fontosabb történés megtalálásához vagy megbeszéléseket szervezni a projektmenedzserekkel, másrészt a vezetők sem érzik azt, hogy nincs elég információjuk a napi eseményekről. A legjobb az egészben, hogy az automatizmus minden egyes eleméhez valamilyen no-code jellegű platformot használhatunk, vagyis időigényes és bonyolult fejlesztések nélkül bevezethető! Ráadásul később könnyedén átalakítható vagy testreszabható, további adatforrások és célrendszerek kapcsolhatók hozzá, illetve könnyen cserélhetők egyes elemei (például ha máshol tároljuk a CRM-jellegű adatokat, vagy egy másik AI nyelvi modellt választunk az összefoglalók írásához).